Digitalizaci umíme. Elektronická podpisová kniha už šetří papír i čas úředníků

Na poli digitalizace se radnici Prahy 12 pod pirátskou vlajkou daří. Jako jedna z prvních pražských městských částí řeší elektronicky nově i schvalovací procesy. Úředník už s papíry “neobíhá” podpisy. Místo toho úředníky obíhá Elektronická podpisová kniha (EKP). Každý, jehož podpis je pod dokument třeba, dostane emailem avizo a věc schválí několika kliknutími. Úředníci tím šetří nejen spotřebu papíru, ale i čas, který věnují práci pro občana. Spolu s efektivností a zrychlením vnitřních procesů přináší novinka ještě jednu výhodu: předběžnou finanční kontrolu, která ze zákona musí proběhnout před tím, než se cokoli objedná nebo zaplatí. Hlídá tím pádem i nepřečerpání rozpočtů.

EPK byla zavedena v rámci pilotního projektu MHMP, který ji také zafinancoval. Ze čtyř zapojených městských částí se v této fázi projektu pouze Dvanáctce podařilo stihnout vše podle harmonogramu a službu k 1. lednu bez větších komplikací spustit. Pomohlo tomu i příznivé prostředí na úřadě již provozovaných informačních systémů.

“Velké díky patří paní tajemnici a vedoucí oddělení provozu informačních systémů, které odvedly veliký kus práce. Stejně tak všem odborovým ekonomům, protože službu jsme nasadili především na ekonomické záležitosti jako je schvalování objednávek a smluv a jejich následné proplácení. Všichni se aktivně zapojili. Dokazuje to, jak dobře náš úřad funguje,” říká starosta Jan Adamec. EPK rozhodně není žádnou neosvědčenou novinku, některé jiné obce v České republice systém už používají.

Digitalizace úředních procesů byla jedním z bodů programu Pirátů, kterému v roce 2018 dalo hlas 25 % voličů Dvanáctky. U slibů nezůstalo. O dva roky později se díky členství Prahy 12 ve spolku Otevřená města pilotně spustil dotační portál, ve kterém mohou spolky, neziskovky i občané žádat o dotace či granty. Dříve bylo možné podat žádost jen papírově a osobně. Z dotačního portálu je navíc možné data exportovat a rychle tak připravit ucelené podklady pro grantové komise a na jednání rady nebo zastupitelstva. Zdigitalizován je také celý proces přípravy usnesení pro jednání rady a zastupitelstva. Proces podání usnesení byl upraven tak, aby celý probíhal softwarově, takže jednotliví předkladatelé již nepodávají kopii materiálu pro jednání rady vytištěnou (a ručně podepsanou). Tím se ušetřily stohy papírů i nemálo místa v archivu.