Stupňujeme digitalizaci Úřadu MČ Praha 12

Řekne-li se digitalizace, občany nejvíce zajímá zavádění elektronických variant vyřízení životních situací namísto nutné osobní návštěvy úřadu. Neméně důležitou je ale digitalizace úřadu zevnitř. Ta jednak umožňuje další zavádění digitálních služeb pro občany. Hlavně však přináší možnost zrychlení, odlehčení anebo přímo automatizace práce zaměstnanců úřadu. Navíc šetří papír a místo v archivech.

Dotace již jen přehledně a jednoduše

V loňském roce se díky členství Prahy 12 ve spolku Otevřená města pilotně spustil dotační portál, ve kterém mohou spolky, neziskovky i občané žádat o dotace (granty). Dříve bylo možné podat žádost jen papírově, loni mohli žadatelé nově vyplnit žádost i elektronicky přímo na webové stránce. Letos již bude tato elektronická cesta jediná možná. Pracovníci úřadu jsou případně připraveni pomoci. Výhodou je, že systém žadatelům během vyplňování sám napovídá údaje z registrů a zároveň urychluje práci úřadu.

Z dotačního portálu je možné data exportovat a rychle připravit ucelené podklady pro grantové komise a na jednání rady nebo zastupitelstva. Navíc portál umožňuje hromadně vygenerovat smlouvy lišící se jen hlavičkou s identifikačními údaji a přidělenou částkou. Tím nejen šetří čas při zpracování, ale zároveň snižuje možnost výskytu chyb.

Méně papíru, rychleji a s menším počtem zaměstnanců

Dalším úspěšným projektem je digitalizace celého procesu přípravy usnesení pro jednání rady a zastupitelstva. Proces podání usnesení byl upraven tak, aby celý probíhal softwarově, takže jednotliví předkladatelé již nepodávají kopii materiálu pro jednání rady vytištěnou (a ručně podepsanou). Tím se ušetřily stohy papírů i nemálo místa v archivu.

Stalo se již samozřejmostí, že členové rady mají na jednáních rady materiály jen elektronicky. Možnost obejít se bez papíru byla nabídnuta též zastupitelům, většina z nich však bohužel stále preferuje tisk stovek stran materiálů.

Schválená usnesení se tedy již nevyhotovují papírově, nejsou ručně podepisována starostou (a místostarostou) a neposílají se poštou adresátům. Vše se nově přesunulo do digitálního světa kvalifikovaných elektronických podpisů. Namísto například 20 kopií téhož usnesení (každá pěkně sešitá, orazítkovaná, dvakrát ručně podepsaná) se v systému připraví příslušný PDF soubor, který je dvěma kliky elektronicky podepsán starostou a místostarostou, a poté buď digitálně archivován anebo elektronicky rozeslán na libovolné množství e-mailových adres.

(podpisové knihy po jednání rady - archivní snímek)

Takto se podařilo proces zhotovení schválených usnesení zkrátit z cca 3 dní na 3 hodiny, ušetřit u toho haldy papíru a snížit počet zaměstnanců organizačního oddělení na polovinu.

Díky osvícenosti a vstřícnosti klíčových vedoucích pracovníků na úřadě v čele s paní tajemnicí jsme dokázali digitalizovat mnohé další papírové mezičlánky a pokračujeme v aktivním vyhledávání příležitostí i nadále.